jueves, 28 de septiembre de 2017

Digitalización certificada de facturas

Soluciones digitales on line
Aunque se implantó hace unos cuantos años, los empresarios de España siempre han sido reticentes a trabajar con documentos digitales con la idea de que el papel es el único documento que vale, lo único que justifica esa transacción comercial de compra-venta... erróneamente.

Como digo, hace años que la Agencia Tributaria implantó un sistema de certificación de facturas de proveedores, las que nos llegan en papel, para poder tener todas las facturas de entrada en la empresa digitalizadas y totalmente legales.
De un tiempo a esta parte se aprecia un creciente interés por este sistema propiciado, principalmente, por la necesidad de ahorrar espacio, de aprovechar al máximo el tiempo del trabajador y de evitar costes innecesarios relativos a pérdidas de documentos, extravíos, llamadas provocadas por esas pérdidas o extravíos, reimpresión, tiempo empleado, etc., etc., etc.

Hoy en día los empresarios ya se fían de este sistema e investigan al respecto los distintos sistemas de certificación para implantar en sus empresas. Los hay muy variados, incluso algunos que además de cobrar por el software de firma, cobran también por cada factura firmada; estos últimos están en decadencia debido a la implementación de la digitalización certificada de facturas en las soluciones de gestión documental del mercado, aunque no en todas.

Los requisitos principales que la Agencia Tributaria exige para una digitalizacón certificada de facturas son tres, a saber:
1.- Imagen de la factura (la digitalización requiere del registro del escaner en el sistema).
2.- Certificado de la Agencia Tributaria (sirve cualquier certificado que la empresa disponga de la AEAT).
3.- Un repositorio homologado por la Agencia Tributaria para la salvaguarda de las facturas certificadas (Algunos gestores documentales están homolagados para este propósito como puede ser Alfresco, Docuware, entre otros).

Una vez las facturas están digitalizadas y certificadas quedan almacenadas en el gestor documental pudiendo hacer modificaciones por mal reconocimiento del OCR, por haber introducido un dato a mano y haberlo hecho mal, etc., mientras que el periodo fiscal está abierto. Cuando el periodo fiscal finaliza, el gestor documental cierra dicho periodo y las facturas quedan selladas, ya no se podrán corregir ni modificar.