viernes, 22 de septiembre de 2017

Los códigos de barras, un sistema infravalorado

Soluciones digitales on lineImaginemos que queremos digitalizar facturas y albaranes de proveedores, de 200 proveedores distintos, algunos de ellos todavía trabajan con máquinas matriciales o incluso a mano, éstos, por fortuna son los menos.
Además de las facturas y albaranes, añadamos hojas de trabajo, partes de entrega, etc.  Y si importamos o exportamos el DUA, documentos arancelarios, etc. Cual es la conclusión de una empresa que se mueve entre tanto documento: SATURACIÓN DOCUMENTAL.

Hagamos el ejercicio de imaginar algo que puede hacerse realidad, ya lo estamos haciendo. Imaginemos ahora que según se van recibiendo todos los documentos nombrados anteriormente se les va dando entrada en el sistema contable y posteriormente, con un simple copi-paste, generamos una etiqueta adhesiva con un código de barras, que ya no tiene ni el papel de detrás y que está lista para cogerla y pegarla en el documento que acabo de registrar, haciendo esto con todos los documentos que van entrando.

Al final del día, de la semana, tendremos acumulados todos los documentos en una bandeja, o caja, depende del volumen documental, con su código de barras pegado y aunque parezca un kaos de papeles por estar todo mezclado, dejará de serlo y parecerlo cuando empecemos a digitalizar. El código de barra será la guía necesaria para que el sistema de gestión documental reconozca el tipo de documento, acuda a la base de datos del ERP y extraiga todos los campos de indexación necesarios de una forma totalmente transparente para el usuario, rápida y muy, muy ordenada cómoda. El documento quedará indexado en la gestión documental de forma casi automática.
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